En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, como responsable del tratamiento de datos personales, ha implementado estas Políticas de Tratamiento de la Información. El objetivo es asegurar que la recolección y el tratamiento de los datos personales en nuestras bases de datos se realicen conforme a la normativa vigente.

Estas políticas cumplen con los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, adoptando un manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos. Además, regulan los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales de Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes, cuyos datos son recolectados por ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS.

1. Esta política está dirigida a:

• Clientes, personal, aspirantes, prospectos, proveedores, socios y visitantes de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS.
• Encargados del tratamiento de los datos en nombre y representación de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS.
• Titulares de la información personal tratada por ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS.

2. Información del responsable del tratamiento de los datos.

• ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS.
• Dirección: CR 98 A 64 G 65 de Bogotá D.C
• Nit: 900065416-4
• Teléfono: 302 6268 189
• Correo: info@alfalatam.com

3. Normatividad aplicable:

Este documento se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, y aplica a los datos personales de Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes registrados en las bases de datos de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS.

4. Vigencia de las Bases de Datos:

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, aplicará estas políticas y procedimientos a los datos personales de Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes, mientras sea necesario para cumplir con las finalidades descritas y las obligaciones legales o contractuales.

5. Principios de la LEY 1581 de 2012:

En cumplimiento del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales por parte de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, se regirá por los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales por parte de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS se rige por la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones que la modifiquen o reglamenten.

• Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales realizado por ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS se ajusta a las finalidades comunicadas a los Titulares mediante estas políticas y las autorizaciones otorgadas.

• Principio de libertad: El tratamiento de datos personales por ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS o sus encargados requerirá la autorización previa, expresa e informada del Titular. Se prohíbe la obtención o divulgación de datos personales sin dicha autorización, salvo en cumplimiento de una obligación legal o judicial.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento deberá cumplir con los siguientes criterios de calidad: veracidad, integridad, exactitud, actualización y comprensibilidad. Se evitará el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan generar interpretaciones erróneas.

• Principio de transparencia: ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS se compromete a garantizar el derecho de los Titulares a acceder a la información relativa a la existencia de sus datos personales.

• Principio de acceso y circulación restringida: Solo las personas autorizadas por el Titular podrán tratar sus datos personales. Se protegerá la confidencialidad de los datos personales, evitando su divulgación en internet u otros medios masivos, salvo cuando el acceso esté técnicamente controlado y restringido a los Titulares y terceros autorizados.

• Principio de seguridad: Para garantizar la seguridad de los datos personales bajo tratamiento, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas que prevengan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: La confidencialidad de los datos personales no públicos deberá ser garantizada por todas las personas que participen en su tratamiento, sin importar la duración de su vinculación. La comunicación de datos personales solo podrá realizarse en cumplimiento de las actividades legalmente autorizadas.

6. Derechos que le asisten a los titulares de la información:

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales gozan de los siguientes derechos:

• Los titulares de datos personales tienen el derecho de conocer, actualizar y rectificar su información ante los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se ejerce cuando los datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, inducen a error, o cuyo Tratamiento está prohibido o no autorizado.
•  Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, excepto cuando la ley exima este requisito. Ser informados por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Los titulares de datos personales tienen derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en caso de que los Responsables del Tratamiento infrinjan las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, y demás normas aplicables.
• Los titulares de datos personales tienen derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando el Tratamiento no cumpla con los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocación y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) determine que el Responsable o Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

7.  Tipos de bases de datos:

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, actúa como responsable del tratamiento de datos personales en diversas bases de datos. A continuación, se describen las bases de datos y los tipos de datos recolectados:

• Clientes: Datos de identificación, ubicación, correo.
• Personal: Datos de identificación, de ubicación, sensibles, de contenido socioeconómico.

• Aspirantes: Datos de identificación, de ubicación, sensibles, de contenido socioeconómico.
• Prospectos: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómico.
• Proveedores: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómico.
• Socios: Datos de identificación, de ubicación.
• Visitantes: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómico.

En el marco de su objeto social y la ejecución de contratos de prestación de servicios, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, podrá tratar datos personales en los que sus clientes actúan como Responsables o Encargados del Tratamiento. En estos casos, ALFA actuará como Encargado o Sub encargado del Tratamiento, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

8. Datos personales recolectados: 

Como responsable de la información, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS recolecta y trata los siguientes datos personales:

• Nombres y apellidos
• Tipo y número de identificación
• Razón social
• Cargo
• Información tributaria y contable
• Dirección y ciudad
• Numero de contacto
• Correo electrónico
• Cuenta bancaria
•  

9. Tratamiento y finalidad de los datos:

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, como Responsable del Tratamiento, recolecta datos personales de Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes. Estos datos son almacenados, consultados, utilizados, transmitidos, transferidos y tratados en general para cumplir con las finalidades descritas a continuación.

9.1. Finalidad de la Autorización:

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS y sus encargados realizarán el tratamiento de los datos personales de los Titulares para las siguientes finalidades:

Finalidades clientes:

• Contactar a los clientes para ofrecer servicios de la empresa.
• Formalizar y ejecutar la contratación de los servicios suministrados.
• Realizar la gestión contable, fiscal y administrativa para la facturación, el cobro y el cumplimiento de obligaciones fiscales, legales o administrativas.
• Enviar información relacionada con el objeto social de la empresa, incluyendo actividades de conocimiento del cliente, relacionamiento comercial, publicidad y gestión de ventas.

Finalidades personal:

• Realizar procesos de selección de personal de acuerdo con los procesos administrativos definidos por la Compañía.
• Llevar a cabo los trámites necesarios para la celebración de contratos laborales y demás trámites de contratación.
• Desarrollar actividades de formación, capacitación, evaluación de competencias y desempeño.
• Gestionar la nómina y cumplir con las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos de trabajo.
• Realizar la afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales (empleados y sus beneficiarios).
• Desarrollar actividades de bienestar y prevención de riesgos laborales.
• Controlar los horarios de ingreso y salida de las instalaciones.
• Contactar a familiares en caso de emergencia.
• Enviar información relacionada con el objeto social de la empresa.

Finalidad Proveedores:

• Contacto para la invitación a procesos de contratación, solicitud de cotizaciones, evaluación de propuestas y evaluación de servicios.
• Contacto para el envío de información derivada de la relación comercial con la empresa.
• Seguimiento y ejecución de la prestación de los servicios.
• Administración y operación de los procesos de compra de la empresa.
• Gestión contable, fiscal y administrativa para el pago y cumplimiento de obligaciones fiscales, legales o administrativas.

Finalidad Visitantes:

• Control de seguridad del ingreso y salida de las instalaciones.
• Recolección de información en caso de emergencia.
• Cumplimiento de obligaciones legales.

10. Autorización:

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales. No obstante, existen excepciones legales donde no se requiere dicho consentimiento:

• Información requerida por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, ha implementado los mecanismos necesarios para obtener y verificar la autorización de los titulares de datos personales.

Tratamiento de datos sensibles:

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, pertenencia a organizaciones sociales o de derechos humanos, información relativa a la salud, vida sexual y datos biométricos. La recolección de estos datos se realizará informando al Titular sobre el carácter opcional de sus respuestas.”

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes:

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, como Responsable del Tratamiento, garantiza el respeto a los derechos de niños, niñas y adolescentes en el tratamiento de sus datos personales.

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS utilizará los datos personales de menores de edad en sus bases de datos, actuando como Responsable del Tratamiento, para las siguientes finalidades:

• Inclusión de beneficiarios menores de edad en la EPS y caja de compensación familiar (nombres, apellidos, número de identificación, género, nivel educativo, dirección de residencia).
• Participación en actividades de bienestar ofrecidas por ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS donde participan los hijos de los trabajadores (nombre, apellidos y edad).

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS recolecta las autorizaciones para el tratamiento de datos personales a través de las siguientes metodologías:

Metodologías para recolectar la autorización:

• Autorización escrita:
  • Mediante la firma de formatos de autorización física o digital.
  • Estos formatos deben contener información clara y detallada sobre las finalidades del tratamiento de datos, los derechos de los titulares y la identidad del Responsable del Tratamiento.
• Autorización verbal:
  • A través de grabaciones de llamadas telefónicas donde los titulares expresan su consentimiento de forma clara e inequívoca.
  • Este método debe ir acompañado de un registro detallado de la llamada y, preferiblemente, de una confirmación escrita posterior.
• Autorización mediante conductas inequívocas:
  • A través de acciones que permitan inferir de forma razonable el consentimiento del titular, como la aceptación de términos y condiciones en un sitio web o la marcación de una casilla de verificación.
  • Este método debe utilizarse con precaución y solo en casos donde la conducta del titular sea claramente indicativa de su consentimiento.
• Autorización electrónica:
  • Mediante el uso de formularios en línea, correos electrónicos o mensajes de texto donde los titulares expresan su consentimiento de forma clara y explícita.
  • Este método debe garantizar la autenticidad y la integridad de la autorización.
• Autorización por medios físicos:
  • Por medio de documentos físicos, que sean firmados por los titulares de la información, de esta manera se mantiene un registro físico de la autorización.

AVISO DE PRIVACIDAD

Con el fin de garantizar la transparencia y el acceso a la información, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, informará a los titulares de datos personales sobre la existencia de estas políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento, a través del aviso de privacidad.

11. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares:

Consultas:

Los titulares de datos personales pueden consultar la información que repose en las bases de datos de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, ya sea que la empresa actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento, siguiendo el siguiente procedimiento:

• El titular de los datos personales puede ejercer su derecho de consulta enviando una comunicación escrita a la dirección de la empresa ubicada en NOU Centro Empresarial Local 103 K.m 1.5 Vía Chía – Cajicá, o a través del correo electrónico info@alfalatam.com.
• ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, atenderá todas las solicitudes de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Si no es posible atender la consulta dentro de este plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y se indicará la nueva fecha de atención, la cual no podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

Reclamos:

Los titulares de datos personales que consideren que la información contenida en las bases de datos de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, (ya sea como Responsable o Encargado del Tratamiento) debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que adviertan un incumplimiento de la Ley 1581 de 2012, pueden presentar un reclamo siguiendo este procedimiento:

• El reclamo debe ser enviado por escrito a la dirección de la empresa (Nou Centro Empresarial local 103 Km 1.5 Vía Chía – Cajicá) o al correo electrónico info@alfalatam.com, e incluir:
  • Nombre, domicilio e identificación del titular.
  • Documentos que acrediten la identidad del titular o su representante.
  • Descripción clara y precisa de los hechos y los datos personales involucrados.
  • Documentación que respalde el reclamo.
• Si el reclamo está incompleto, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, requerirá al interesado para que subsane las fallas en un plazo de cinco (5) días hábiles. Si la información no se presenta en dos (2) meses, se considerará que el reclamo ha sido desistido.
• Una vez recibido un reclamo completo, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, incluirá en sus bases de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del reclamo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
• El plazo máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles. Si no es posible atenderlo en este plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, que no podrá exceder los ocho (8) días hábiles adicionales.

Rectificación:

Los titulares de datos personales tienen derecho a solicitar la rectificación de su información personal que repose en las bases de datos de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS. Para ejercer este derecho, se debe seguir el mismo procedimiento establecido para la presentación de reclamos, enviando una solicitud escrita a la dirección de la empresa (Nou Centro Empresarial local 103 Km 1.5 Vía Chía – Cajicá) o al correo electrónico info@alfalatam.com. En la solicitud, el titular debe indicar claramente las correcciones que desea realizar y adjuntar la documentación que respalde su petición.

Revocación de la autorización:

Los titulares de datos personales pueden revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos en cualquier momento. Sin embargo, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, podrá negar la revocación cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Para solicitar la revocación, se debe seguir el mismo procedimiento establecido para la presentación de reclamos, enviando una solicitud escrita a la dirección de la empresa (Nou Centro Empresarial local 103 Km 1.5 Vía Chía – Cajicá) o al correo electrónico info@alfalatam.com

12. Deberes de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, como responsable del tratamiento de datos personales:

En cumplimiento del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, como Responsable del Tratamiento de datos personales, se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data a los titulares.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por los titulares.
• Informar a los titulares sobre las finalidades de la recolección de datos y sus derechos.
• Conservar la información de forma segura para prevenir adulteración, pérdida,acceso no autorizado o fraudulento.  
• Garantizar que la información suministrada a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información y comunicar oportunamente las novedades a los encargados del tratamiento.
• Rectificar la información incorrecta y comunicarlo a los encargados del tratamiento.
• Suministrar a los encargados del tratamiento solo datos cuyo tratamiento esté autorizado.
• Exigir a los encargados del tratamiento el respeto a la seguridad y privacidad de la información.
• Tramitar las consultas y reclamos de los titulares en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Informar a los encargados del tratamiento sobre información en discusión por parte de los titulares.
• Informar a los titulares sobre el uso de sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones de seguridad y riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Seguridad de la información:

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS, implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos personales, previniendo su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

A continuación, se describen las directrices y políticas implementadas para controlar el uso de los datos y fortalecer la seguridad de los registros:

• Cláusula de confidencialidad para los empleados de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL SAS.
• Capacitaciones periódicas sobre la Ley 1581 de 2012 para el personal que trata datos personales.
• Asignación de permisos de acceso personalizados para usuarios responsables de cada proceso.
• Asignación de usuarios únicos para el acceso a equipos de cómputo (portátiles, servidores, smartphones, tablets).
• Uso de contraseñas y formato PDF para el guardado y envío de documentos.
• Activación de autenticación en dos pasos para proteger cuentas de correo electrónico.

14. Publicación:

Este documento estará disponible para los titulares de datos personales y los encargados del tratamiento en los siguientes lugares:

• Página web: www.alfalatam.com
• Instalaciones de la Compañía: A solicitud del interesado, se proporcionará una copia física del documento.

15. Vigencia: 

Esta política está en vigencia desde el 19 de marzo de 2025.

16. Uso de la página web:

El Usuario se compromete a:

• No utilizar la Información con fines ilícitos.
• No causar daños, interrupciones, ineficacias o defectos intencionales en la funcionalidad de la Página Web.
• No utilizar la Página Web para transmitir o instalar virus o material difamatorio, ofensivo, obsceno o amenazante.
• No utilizar la Página Web de manera que viole los derechos de personas físicas o jurídicas, incluyendo derechos de confidencialidad y derechos de autor.
• No utilizar la Página Web para transmitir material publicitario o promocional sin el consentimiento previo de ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL.

17. Propiedad intelectual:

El Usuario reconoce que todos los derechos de autor, derechos de marca y otros derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la Información pertenecen a ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL, con excepción de las publicaciones de noticias o información de actualidad.

ALFA SERVICIOS DE GESTIÓN EMPRESARIAL, no otorga ninguna licencia o autorización de uso sobre sus derechos de propiedad industrial e intelectual, ni sobre cualquier otra propiedad o derecho relacionado con esta página, los Servicios o los Contenidos.